1、了解会议标题、地点、时间、参加人员、主要内容和议程；

    2、制作会标和台签，确定会议地点； 

    3、下会议通知； 

    4、写好主要领导讲话材料和主持词；

    5、预先到现场检查灯光、音响设备，取暖或制冷设备，悬挂会标、放好台签。

    6、安排好专人负责会议记录、照相、会议签到、会场服务、文件发放等。

    一般就这些，大型会议要安排交通疏导、车辆停放，消防安全、医疗服务准备、就餐安排等，根据情况确定。