一、熟悉酒店会场

        确定会场后，会务组成员要熟悉会场环境及会场各部门主管，如：客房部、餐饮部、工程部、会议室等，记录好各个部门及相关人员的联系电话，做成小贴条，几个组长每一个人一份，以备急时需要。

       了解会场所能提供的服务，如：接送车辆、叫醒报务、免费早餐、市内免费电话等。并与服务部门详细说明如何配合。如：接送车辆何时、何地、如何接送客人，叫醒服务的时间，方式，语气等。

二、服务人员责任分工

        会务组人员确定会务组房间后将会议物资全部放好并进行登记，分类并标注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如电脑、打印机、相机、DV等设备的妥善保管，责任到人，做好防盗、防潮、防水、防晒等工作，从进驻会场至撤离会务组应24小时有人在岗。

三、卫生整洁

        会务组房间内要做到卫生整洁，杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟，除休息和轮休人员外会务组成员不得在床上休息，尤其是注意不能脱鞋以免异味充斥房间，保持好客房的卫生。

四、问题处理

         来宾提出的合理建议或问题在第一时间解决，如果客户提出的问题超标，解决不了的向上级反映，不能隐瞒不报或越权处理。

五、联系资料

          掌握所有会议信息及人员联系方式，备注特殊要求和特征。

六、突发事件处理

          做好有突发事件的心理准备以及应对策略和第一、第二责任人。